Kommunen-Cockpit
| Kommune | Coach | Soll | Ist | Rest | Auslastung | Ungeprüft | Korrektur | Dokumente | Letzte Tätigkeit |
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News & Hinweise
Stundenübersicht nach Tätigkeit
| Tätigkeit | Einträge | Stunden | Anteil |
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Kommunen untergliedert nach Tätigkeit
Letzte Einträge
Leistungseinträge
| Datum | Coach | Bereich | Dauer | Einreichung | Prüfung | Dok. | Tätigkeitsdokumentation | Coach → uns | Coach-Rechnung | B3 → LPR abgerechnet | LPR-Rechnung | Sperre | Aktion |
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Meine Abrechnungen
Offene Entwürfe können ergänzt und bearbeitet werden. Abgelegte Abrechnungen enthalten den vollständigen PDF-Tätigkeitsnachweis für die eigene Rechnung.
Meine Abrechnungen
Hier bleiben offene Entwürfe und sämtliche abgelegten Coach-Rechnungen dauerhaft nachvollziehbar. Zu jeder abgelegten Rechnung können der PDF-Nachweis und die enthaltenen Einträge erneut geöffnet werden.
Kommunen & Notizen
Dokumente
Zentrale Übersicht aller sichtbaren Uploads. Jedes Dokument bleibt mit Kommune, Coach und ursprünglichem Tätigkeitseintrag verknüpft.
| Hochgeladen | Beschriftung | Datei | Kommune | Coach | Eintrag | Versand | Aktion |
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Dashboard & Mitteilungen
Diese Bausteine erscheinen rollenabhängig im Dashboard. Sie können zeitlich befristet und priorisiert werden.
Abrechnung & Rechnungen
Rechnungen werden als eigener Datensatz geführt. Dadurch bleibt dauerhaft nachvollziehbar, welche Tätigkeitsberichte zu welcher Rechnung gehören.
Manuelle Rechnungserfassung
Für den normalen B3→LPR-Ablauf bitte die Tätigkeiten filtern, in der Eintragsliste auswählen und oben „Zu LPR-Abrechnung hinzufügen“ verwenden. Diese Maske dient der nachträglichen Erfassung bereits vorliegender Rechnungen.
PDF- und Excel-Ausgabe
Der Abrechnungsnachweis wird als Anlage zur Rechnung im A4-Querformat erzeugt. Er ist kein Ersatz für die eigentliche steuerliche Rechnung.
Rechnungsübersicht
Administration
Hier werden Coach-Zugänge, Passwörter, Kommunenzuordnungen sowie die Stammdaten für Kommunen, Tätigkeitsbereiche und Verantwortlichkeiten verwaltet.
Benutzerkonten
Coach-, LPR- und weitere B3-Administrationszugänge werden ausschließlich durch berechtigte Administratoren angelegt. Es gibt keine offene Selbstregistrierung. Nach dem Anlegen wird eine zeitlich begrenzte Aktivierungs-E-Mail versendet.
Administrationszugänge
Coach-Zugänge
LPR-Zugänge
Stammdaten – Kommunen
Kommunen werden zentral und einheitlich hinterlegt. Nur aktive Kommunen können neu zugeordnet und ausgewählt werden.
Stammdaten – Tätigkeitsbereiche
Interne Bezeichnung, Ausgabebezeichnung, Hinweis sowie Warn- und Maximaldauer werden in einem gemeinsamen Fenster gepflegt. Eine Maximaldauer von 0 bedeutet: keine feste Obergrenze.
Stammdaten – Verantwortlichkeiten
Diese Werte stehen bei den erforderlichen nächsten Schritten als verbindliche Auswahl zur Verfügung.
E-Mail-Versand und automatische Berichte
Die Zugangsdaten werden in der Produktivversion verschlüsselt auf dem Server gespeichert und sind für Coaches und LPR nicht sichtbar.
Einzelbenachrichtigungen
Tägliches Tätigkeits-Update
E-Mail bei Korrekturanforderung
Verfügbare Freifelder – bitte genau so schreiben
{{coach}}Name des zuständigen Coaches{{kommune}}Name der betroffenen Kommune{{eintragsnummer}}eindeutige Nummer des Eintrags{{datum}}Datum des Leistungseintrags{{bisheriger_inhalt}}vollständiger bisheriger Eintrag einschließlich Zeit und Tätigkeit{{korrekturgrund}}deine eingegebene Begründung{{link}}Link zur AnwendungWöchentliche Datensicherung
Sicherheit
Das Administrationspasswort kann hier geändert werden.
Datensicherung
Der gesamte Datenbestand kann technisch gesichert und zusätzlich als Excel-kompatible Datei exportiert werden. Die Sicherungen werden dauerhaft auf dem Hetzner-Server gespeichert und einmal pro Woche zusätzlich per E-Mail versendet.
Jahresabschluss und Archivierung
Ein abgeschlossenes Jahr wird als unveränderlicher Schnappschuss mit Tätigkeiten, Soll-/Ist-Werten, Kommunen, Notizen und Abrechnungsständen archiviert. Die laufenden Daten bleiben erhalten.
Geschützter System-Reset
Diese Funktion setzt die betrieblichen Daten vollständig auf null. Tätigkeiten, Kommunennotizen, Upload-Verweise, Jahreswerte und Archive werden gelöscht. Das Administrationskonto sowie die SMTP-Grundkonfiguration bleiben erhalten, damit der Zugang nicht verloren geht.